CatFile és una eina d'última generació, creada per facilitar el disseny i la gestió electrònica de tot tipus d'arxius.
Desenvolupada per CATIA, CATFILE és una aplicació informàtica en entorn web destinada a tot tipus d’institucions públiques que custodien arxius: (corportives, departamentals, municipals...), entitats privades (empreses, col•legis professionals, associacions, fundacions, eclesiàstiques, personals...). CATFILE permet administrar els arxius, classificar i descriure els documents (guia, inventari i catàleg) i indexar el seus continguts mitjançant les normes arxivístiques internacionals.
CATFILE facilita la descripció multinivell segons la norma ISAD(G), (fons documental, subfons, seccions, sèries, unitats documentals compostes i simples, subdivisions específiques, nominals i uniformes). Permet la visualització del quadre de classificació en les pantalles de descripció per a una millor comprensió de l’estructura jeràrquica del fons. Desenvolupa una interfície lògica que permet localitzar la tasca que es realitza en qualsevol procés.
CATFILE realitza la descripció dels documents d’arxiu a partir dels requeriments de la norma ISAD(G) (versió catalana NODAC). Si el client ho sol•licita es poden adaptar altres versions nacionals existents: França, España, Portugal...
CATFILE integra ISAAR (CPF) per a la indexació de noms de persona, família i entitat. Adopta la norma de descripció d’institucions d’arxiu ISDIAH. També compte amb l’estàndard normatiu ISDF per a la descripció de les funcions que compleixen els documents.
CATFILE permet transmetre les dades dels documents, amb llenguate XML, mitjançant els estàndards internacionals EAD (Encoded Archival Description) i EAC (Encoded Archival Context). Per la qual cosa integra les metadades necessàries de relació amb NODAC i ISAAR (CPF). Si el client ho sol•licita pot adaptar-se a altres estàndards de codificació i transmissió de dades: Dublin Core, iArxiu...
CATFILE pren com a referència arxivística la norma ISO 15984 de gestió documental. Per facilitar la descripció s’han incorporat subformularis amb les normes ISO 639-2 de llengües, ISO 15924 d’escriptures, ISO 3166-2. Aplica l’estàndard de conservació del Laboratori de l’Arxiu Nacional de Catalunya, i d’altres desplegables extrets de la lectura de les normatives arxivístiques.
CATFILE permet desenvolupar els principals tractaments d’un fons d’arxiu: ingrés, trasllat, descripció (inventariació, catalogació), indexació, relació entre sèries i documents, visualització d’imatges, consulta, préstec, ubicació topogràfica, transmissió de dades.
CATFILE incorpora un servei de referència que permet una gestió física o remota de les seves funcions: préstecs i consultes internes i externes, físiques i remotes. Estalvia la presència física d’un arxiver o administrador.
CATFILE contempla una prestació de publicació, la qual cosa permet editar les descripcions NODAC a nivell de fons, sèries i documents, així com els índexs onomàstics i d’entitats d’ISAAR (CPF) i els geogràfics. També els informes extrets de l’aplicació d’ISDIAH i ISDF.
CATFILE possibilita la producció i impressió d’etiquetes identificatives a nivell de document, carpeta i arxivadors i contenidors.
CATFILE permet visionar la descripció arxivística i la imatge digitalitzada dels documents, simulant la manipulació directa del document.
CATFILE integra tot tipus de documents electrònics (imatges, vídeos, PDF, Tiff...). Tots els mòduls permeten l'exportació de la impressió a format txt, doc i html i la seva ulterior manipulació.
CATFILE conté una pantalla de cerca de documents simple i combinada per qualsevol dels camps de les normes NODAC i ISAAR (CPF). Com innovació incorpora una cerca de documents via mapa aprofitant la tecnologia Google Earth/Maps.
CATFILE permet que l’entitat d’arxiu pugui hostatjar les dades en el seu servidor o en un servidor extern. Tots els documents s'emmagatzemen en una base de dades SQL Server en el servidor, la còpia de seguretat és senzilla i segura.
Gràcies a la seva estructura modular, CatFile és una plataforma altament escalable, permetent al client anar afegint noves funcionalitats al sistema segons les va necessitant.
A més, aquesta estructura permet el desenvolupament sobre el sistema de funcions específiques per al client, tals com funcions de validació, importació, estadístiques, etc., Sense penalitzar mai les actualitzacions i millores del sistema estàndard.
